Robot phần mềm thao tác trên chính những hệ thống doanh nghiệp đang dùng: mở email, tải tệp đính kèm, bóc tách số liệu, nhập vào phần mềm kế toán, đối chiếu và gửi báo cáo. Không cần thay đổi hệ thống hiện tại, cũng không cần nhà cung cấp cũ mở giao diện kết nối.Software robots operate the systems you already run: opening email, downloading attachments, extracting figures, entering them into accounting software, reconciling and sending reports — with no change to existing systems and no API needed from the incumbent vendor.
Nếu một công việc có đủ ba dấu hiệu đầu tiên, gần như chắc chắn nó tự động hóa được.If a task shows the first three traits, it can almost certainly be automated.
| Dấu hiệuTrait | Ý nghĩaWhat it means | Ví dụ thực tếReal example |
|---|---|---|
| Lặp lại theo chu kỳRepeats on a cycle | Cùng một chuỗi thao tác mỗi ngày hoặc mỗi tuầnThe same sequence every day or week | Tổng hợp đơn hàng từ email vào file theo dõiCollating orders from email into a tracker |
| Quy tắc rõ ràngRule-based | Có thể mô tả bằng câu điều kiện, không cần phán đoánDescribable as if-then rules without judgement | Đối chiếu sao kê ngân hàng với công nợReconciling bank statements with receivables |
| Dữ liệu có cấu trúcStructured input | Biểu mẫu, file Excel, hóa đơn theo mẫu cố địnhForms, spreadsheets or standard-format invoices | Bóc tách hóa đơn đầu vào để nhập kế toánExtracting supplier invoices into accounting |
| Khối lượng lớnHigh volume | Đủ nhiều để tiết kiệm được thời gian đáng kểLarge enough for the saving to matter | Vài trăm chứng từ mỗi tháng trở lênFrom a few hundred documents a month |
Robot đọc hóa đơn từ email hoặc thư mục, nhận dạng nội dung và nhập vào phần mềm kế toán, đánh dấu những chứng từ cần người kiểm tra lại.Robots read invoices from email or a folder, recognise the content, enter it into accounting and flag those needing human review.
Tải sao kê hằng ngày, khớp với công nợ phải thu và gửi danh sách chênh lệch cho kế toán vào đầu giờ sáng.Downloading daily statements, matching against receivables and sending the exception list before the working day starts.
Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, dựng báo cáo theo mẫu và phát tới danh sách người nhận đúng lịch.Pulling data from several sources, building the report to template and distributing it on schedule.
Ngồi cùng người đang làm, ghi lại từng bước và các tình huống ngoại lệ.Sitting with the person doing it and recording every step and exception.
Loại bỏ bước thừa trước khi tự động hóa — tự động hóa một quy trình rối chỉ tạo ra hỗn loạn nhanh hơn.Removing waste first — automating a messy process only produces chaos faster.
Robot chạy song song với người trong hai tuần để so sánh kết quả.The robot runs alongside a person for two weeks so results can be compared.
Theo dõi tỷ lệ chạy thành công, cảnh báo khi hệ thống nguồn thay đổi giao diện.Tracking success rate and alerting when a source system changes its interface.
Robot có thể dừng, và hệ thống sẽ cảnh báo ngay thay vì âm thầm chạy sai. Việc cập nhật thường nhanh, và trong hợp đồng dịch vụ chúng tôi cam kết thời gian xử lý cho tình huống này.The robot may stop, and the system raises an alert immediately rather than silently doing the wrong thing. Updates are usually quick and covered by a response time in the service agreement.
Trong các dự án đã làm, nhân sự được chuyển sang phần việc cần đối chiếu, xử lý ngoại lệ và làm việc với khách hàng. Phần bị thay thế là thao tác gõ lại dữ liệu — vốn không tạo ra giá trị và dễ gây sai sót.In our projects staff move to exception handling, verification and customer-facing work. What is replaced is re-typing data, which creates no value and invites mistakes.
Chỉ cần mô tả một quy trình và số lượng chứng từ mỗi tháng, chúng tôi có thể ước lượng thời gian tiết kiệm được.Describe one process and its monthly volume and we can estimate the time it would save.