Hợp nhất tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, kho và sản xuất trên cùng một hệ thống. Mọi giao dịch phát sinh ở bộ phận nào cũng lập tức phản ánh vào tồn kho, công nợ và giá thành, thay vì chờ tổng hợp thủ công vào cuối kỳ. Finance, procurement, sales, inventory and production unified in one system. A transaction entered anywhere immediately updates stock, receivables and costing instead of waiting for a manual month-end roll-up.
Đây là những gì chúng tôi ghi nhận được trong các buổi khảo sát tại doanh nghiệp sản xuất và thương mại quy mô vừa. These are the patterns we record during assessments at mid-sized manufacturing and trading companies.
Kế toán chờ kho gửi bảng tồn, chờ kinh doanh gửi doanh thu, rồi đối chiếu từng dòng trên Excel — mỗi tháng lặp lại đúng một lần như vậy. Accounting waits for stock sheets, waits for sales figures, then reconciles line by line in Excel — the same routine every single month.
Hàng đã xuất nhưng chưa ghi nhận, hàng nhập chưa có hóa đơn. Hệ quả là mua thừa nguyên liệu này trong khi thiếu nguyên liệu khác ngay giữa kỳ sản xuất. Goods issued but unrecorded, receipts without invoices. The result is over-buying one material while running out of another mid-production.
Giá thành tính gộp theo kỳ nên ban giám đốc không rõ đơn hàng nào thực sự có lãi, đơn nào đang được bù chi phí từ phần còn lại. Costing is aggregated by period, so management cannot tell which orders truly earn and which are subsidised by the rest.
Số liệu bị sửa trên file dùng chung, không rõ ai sửa, sửa lúc nào và dựa trên chứng từ gốc nào. Khi cần đối chất thì mọi việc dừng ở phỏng đoán. Figures edited in shared files with no record of who changed what, when or on which source document. Any review then ends in guesswork.
Doanh nghiệp bật những phần cần dùng. Các phân hệ dùng chung danh mục hàng hóa, đối tác, kho và trung tâm chi phí nên số liệu luôn khớp nhau. Turn on what you need. All areas share the same item, partner, warehouse and cost-centre masters, so figures always agree.
Sổ cái, chứng từ, công nợ phải thu – phải trả, dòng tiền và báo cáo tài chính theo chuẩn VAS. General ledger, vouchers, payables and receivables, cash flow and VAS financial statements.
Từ đề nghị mua, so sánh báo giá, đơn đặt hàng đến nhận hàng và đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp. From purchase requests and quote comparison to orders, receipts and supplier invoice matching.
Báo giá, đơn hàng, chính sách giá theo nhóm khách, giao hàng nhiều đợt và theo dõi công nợ từng khách. Quotes, orders, customer-group pricing, partial deliveries and per-customer receivables.
Nhập – xuất – chuyển kho theo chứng từ, quản lý số lô, hạn dùng và nhiều đơn vị tính cho cùng một mã hàng. Document-based receipts, issues and transfers with lots, expiry dates and multiple units of measure.
Định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, ghi nhận tiêu hao thực tế và tính giá thành theo từng lệnh. Bills of materials, work orders, actual consumption and costing per order.
Theo dõi tài sản cố định, khấu hao, công cụ phân bổ và lịch sử điều chuyển giữa các bộ phận. Fixed assets, depreciation, allocated tools and transfer history between departments.
Lập ngân sách theo phòng ban và dự án, cảnh báo khi khoản chi vượt hạn mức đã duyệt. Budgets by department and project, with alerts when spending exceeds the approved limit.
Bộ báo cáo quản trị dựng sẵn, tự thiết kế thêm báo cáo mới và phân quyền tới từng chức năng. A ready-made management report set, a builder for new reports and permissions down to each function.
Đặt câu hỏi bằng tiếng Việt và nhận bảng tổng hợp kèm nguồn số liệu, không cần chờ bộ phận IT dựng báo cáo mới. Ask in Vietnamese and get a consolidated table with its data sources, without queuing for a new report from IT.
Mỗi doanh nghiệp có cách đánh mã hàng, quy tắc duyệt và mẫu chứng từ riêng. Thay vì ép quy trình vào khuôn mẫu, chúng tôi cấu hình hệ thống theo thực tế rồi chỉ chuẩn hóa những điểm đang gây sai sót — và giải thích rõ vì sao cần thay đổi. Every company has its own coding scheme, approval rules and document layouts. Instead of forcing your process into a template, we configure the system around reality and only standardise what is causing errors — explaining exactly why.
Khi thủ kho xác nhận xuất hàng, tồn kho giảm, bút toán giá vốn được sinh ra và công nợ khách hàng thay đổi trong cùng một thao tác. Nhờ vậy, báo cáo tại thời điểm 10 giờ sáng phản ánh đúng những gì vừa diễn ra dưới kho lúc 9 giờ 45. When a warehouse operator confirms an issue, stock falls, the cost-of-goods entry is created and the customer balance changes in the same action. A report at 10:00 therefore reflects what happened on the floor at 09:45.
ERP không đứng một mình. Dưới đây là những kết nối IASOL đã thực hiện trong các dự án đã bàn giao. ERP never stands alone. Below are the integrations IASOL has already delivered in production projects.
| Kết nối vớiConnected to | Dữ liệu trao đổiData exchanged | Giá trị mang lạiWhy it matters |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tửE-invoicing | Thông tin hóa đơn bán ra, trạng thái phát hành, mã tra cứuOutgoing invoice data, issuance status, lookup code | Phát hành ngay khi giao hàng, không nhập lại lần haiIssued at delivery with no second data entry |
| Ngân hàngBanking | Sao kê tài khoản, khoản thu chi đã hạch toánAccount statements and posted payments | Đối chiếu công nợ theo ngày thay vì cuối thángDaily reconciliation instead of month-end |
| MES | Sản lượng, tiêu hao nguyên vật liệu, thời gian chạy máyOutput, material consumption and machine run time | Giá thành phản ánh đúng tiêu hao thực tế của từng lệnhCosting reflects real consumption per work order |
| WMS | Lệnh nhập xuất, vị trí lưu trữ, kết quả kiểm kêReceipt/issue tasks, storage bins, stock-take results | Tồn kho theo ô kệ, giảm sai sót khi soạn hàngBin-level stock and fewer picking errors |
| CRM | Khách hàng, báo giá, đơn hàng và lịch sử chăm sócCustomers, quotes, orders and service history | Kinh doanh biết hạn mức công nợ trước khi chốt đơnSales sees credit limits before closing a deal |
| Chấm công & HRMAttendance & HRM | Chi phí nhân công theo bộ phận và theo lệnh sản xuấtLabour cost by department and work order | Đưa chi phí nhân công vào giá thành một cách tự độngLabour cost flows into product costing automatically |
Khoảng thời gian dưới đây là tham chiếu cho doanh nghiệp 100 – 500 nhân sự, triển khai lõi tài chính – kho – bán hàng. Mỗi mốc đều có biên bản nghiệm thu để hai bên biết đang ở đâu. The timeline below is a reference for companies of 100 – 500 staff deploying the finance, inventory and sales core. Every milestone has a sign-off so both sides know where the project stands.
Làm việc với kế toán, kho và kinh doanh; rà soát danh mục hàng hóa, đối tác và số dư đầu kỳ. Working with accounting, warehouse and sales; reviewing item and partner masters and opening balances.
Thống nhất quy trình đích, mẫu chứng từ, luồng duyệt và bộ báo cáo bàn giao. Agreeing target processes, document layouts, approval flows and the report set to be delivered.
Bàn giao theo từng đợt hai tuần; khách hàng kiểm thử trên dữ liệu thật của chính mình. Fortnightly increments, tested by your team on your own live data.
Đào tạo theo vai trò, chuyển số dư, chạy song song với cách làm cũ cho tới khi số liệu khớp. Role-based training, balance migration and a parallel run until the figures reconcile.
Kỹ sư trực tại chỗ trong kỳ chốt sổ đầu tiên, sau đó chuyển sang hỗ trợ theo SLA. Engineers on site through the first month-end close, then transition to SLA support.
Chi phí phụ thuộc số người dùng, phạm vi phân hệ và mức độ tùy biến. Bản chào giá chi tiết được gửi sau buổi khảo sát. Cost depends on user count, module scope and the level of customisation. A detailed quotation follows the assessment.
Doanh nghiệp dưới 50 người dùng, cần chuẩn hóa kế toán và kho trước tiên. Under 50 users, standardising accounting and inventory first.
Doanh nghiệp 50 – 300 người dùng, có sản xuất hoặc nhiều kho, nhiều chi nhánh. 50 – 300 users with production or multiple warehouses and branches.
Tập đoàn nhiều pháp nhân, cần hợp nhất báo cáo và tích hợp sâu với hệ thống sẵn có. Multi-entity groups needing consolidated reporting and deep integration.
Trước dự án, mỗi chi nhánh giữ một file tồn kho riêng và kế toán tổng hợp lại vào cuối tháng. Sau khi đưa ERP vào vận hành, chứng từ được nhập tại nơi phát sinh, báo cáo điều hành cập nhật mỗi sáng. Before the project each branch kept its own stock file, consolidated by accounting at month-end. With ERP live, documents are entered where they originate and the executive report refreshes every morning.
“Điều chúng tôi ngại nhất là nhân viên không chịu dùng hệ thống mới. IASOL giữ nguyên mẫu phiếu quen thuộc và đào tạo theo đúng công việc từng người, nên sau hai tuần cả kho lẫn kế toán đều làm trực tiếp trên phần mềm.” “Our biggest fear was that staff would refuse the new system. IASOL kept our familiar document layouts and trained by actual job role, so within two weeks both warehouse and accounting were working directly in the software.”
Phạm Hải YếnGiám đốc Nhân sự — Doanh nghiệp dịch vụHR Director — Services company
Thông thường chúng tôi chuyển số dư đầu kỳ, danh mục và công nợ chi tiết; lịch sử giao dịch cũ được lưu trữ để tra cứu thay vì đưa toàn bộ vào hệ thống mới. Cách này giúp go-live nhanh hơn và tránh mang theo các sai lệch tồn đọng. We normally migrate opening balances, master data and detailed receivables, while older transaction history is archived for lookup rather than loaded wholesale. This shortens go-live and avoids carrying legacy discrepancies forward.
Cả hai. Nhà máy có đường truyền không ổn định thường chọn máy chủ tại chỗ kèm sao lưu ra cloud; doanh nghiệp nhiều chi nhánh thường chọn cloud để truy cập thống nhất. Chúng tôi tư vấn dựa trên hạ tầng mạng thực tế và yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp. Both. Plants with unreliable connectivity usually choose on-premise with cloud backup; multi-branch companies usually choose cloud for uniform access. We advise based on your actual network and security requirements.
Phần lớn thay đổi về người duyệt, hạn mức, bảng giá hay mẫu báo cáo đều cấu hình được và đội nội bộ tự làm sau đào tạo. Những thay đổi lớn hơn về nghiệp vụ được xử lý trong gói hỗ trợ theo SLA hoặc theo yêu cầu phát triển riêng. Most changes — approvers, thresholds, price lists, report layouts — are configuration your own team can handle after training. Larger process changes are covered by the SLA support package or handled as a separate development request.
Ba thứ: danh mục hàng hóa và đối tác được rà soát, số dư đầu kỳ đã đối chiếu, và một người phụ trách dự án phía doanh nghiệp có quyền quyết định về quy trình. Thiếu người phụ trách là nguyên nhân chậm tiến độ phổ biến nhất. Three things: reviewed item and partner masters, reconciled opening balances, and a project owner on your side empowered to decide on process. A missing project owner is the most common cause of delay.
Đây chính là lộ trình phổ biến nhất. ERP tạo nền danh mục và quy trình chuẩn; MES hoặc WMS bổ sung sau sẽ dùng lại toàn bộ dữ liệu đó, không phải khai báo lại và không cần chuyển đổi dữ liệu lần hai. That is the most common path. ERP establishes the master data and standard processes; MES or WMS added later reuses all of it, with no re-entry and no second migration.
Gửi cho chúng tôi vài chứng từ mẫu và mô tả ngắn về quy trình hiện tại. Buổi demo sẽ dựng trên dữ liệu đó, thay vì trình bày một hệ thống mẫu không liên quan tới doanh nghiệp bạn. Send us a few sample documents and a short description of your current process. The demo will be built on that data instead of a generic sandbox.